バーチャルオフィスは、特定の場所に物理的な事務所を構えずに、ビジネス用の住所や電話番号を提供するサービスです。
このサービスは、スタートアップやフリーランサー、小規模ビジネスにとって非常に便利であり、特に初期コストを抑えながら事業を開始したい人々に利用されています。
目次
バーチャルオフィスとは？
事務所を借りて仕事をするというスタイルが消えつつある今、必ずしも多額の費用を投じてまで事務所を構える必要性が薄れてきています。そのような社会背景を基に、安価で利用できるバーチャルオフィスが首都圏を中心に増えてきています。
バーチャルオフィスは仮想事務所ですから、実際に仕事ができる環境ではありませんが、安価で事務所機能を利用することができれば、会社としての体裁を保つことができます。
バーチャルオフィスのサービス
住所
仕事を自宅やカフェなどで行なっている人でも、バーチャルオフィスを利用することで、自宅とは別の住所地を会社の住所として登記し、名刺に記載したりホームページに掲載したりすることができます。
バーチャルオフィスが都心の一等地である場合、対外的な信用がアップすることは間違いありません。バーチャルオフィスが一種の隠れ蓑になってくれるおかげで、自宅という仕事場を公開する必要がないため、安心して自分の仕事に専念することができます。
郵便物の受け取り
仕事で住所を公開している以上、バーチャルオフィスには色々な書類が郵送されたり、荷物が宅配便で届いたりします。オフィス運営会社で郵便物を受け取ってくれて預かってくれるのは安心です。
しかも届いた郵便物や荷物を自宅に転送してもらえるサービスがあるところはとても便利です。
届いた郵便物や荷物を転送しないで受け取りに行くこともできます。受取りに行くまでの間、郵便物や荷物を運営会社が保管しておいてくれるサービスがあると安心です。
但し、そもそもバーチャルオフィスの運営会社で受け取ってくれない品物などの規定がありますから、オプション利用料金などを含めて、利用規約を熟読する必要があります。
追加オプション
書類保管サービス
会社を設立した際に、登記上の本社をバーチャルオフィスの住所地にした場合、会社の重要書類である定款や株主名簿を本社もしくは本店に保管する必要があります。
また、個人事業主の場合は、登記上の住所地でなく自宅に保管することでも構わないのですが、個人でも法人でも重要書類であることに違いはありません。できるだけセキュリティのしっかりとした書類保管サービスがあるバーチャルオフィスに保管するのが良いでしょう。
電話サービス
会社として住所や電話番号を公表する場合、固定電話が無くて携帯番号だけが名刺に記載されていたら、相手に不信感を抱かせてしまいます。やはり固定電話番号を名刺には記載したいものです。
バーチャルオフィスですから、執務スペースが無いのに固定電話を置くわけにはいきませんが、電話番号だけレンタルするサービスがあると便利です。
その際、しっかりと自分の携帯電話などに転送してくれないと困ります。また、転送するだけでなく、電話応対をする秘書サービスなどがあると、格段に信頼度がアップします。
オプション料金にもよりますが、体裁を整えるには重要なサービスになるでしょう。
急な来客の対応
ビジネスで名刺交換などをする機会が増えると、名刺の住所を見て来客があったりします。
そのような場合でも、受付が来客の応対をしてくれるサービスがあると、相手にとっても安心ですし、不信感を抱かせる心配もなくなります。バーチャルオフィスには、しっかりとした受付が常駐してくれるところが多いので、急な来客があっても安心できます。
社名の表示
バーチャルオフィスがあるビルの案内板に、利用している会社の社名を掲載してくれるのは、とてもありがたいサービスです。
事務所の実態が無いのに、エントランスホールに掲示してある案内板に会社名が載っていると、来客があった場合でも恰好がつきます。信頼感が増すのは間違いないでしょう。
会議室の貸し出し
あらかじめアポイントがあって面談をする予定がある場合は、打ち合わせや商談ができる場所があるとありがたいものです。
事務所が無くても、フリーシートや会議室の貸し出しをしてくれると、落ち着いて打ち合わせをすることができるので、信頼を損なう心配もありません。
バーチャルオフィスのメリット
1. 低コストで事務所機能を利用できる
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持つことなく、事務所機能を利用できるため、従来のオフィスを借りるよりもコストを大幅に削減できます。賃料、光熱費、家具や設備の購入などの初期投資を避けられるため、経営資源を他の重要な部分に集中させることができます。
2. 住所の信用力向上
バーチャルオフィスは、都心の一等地の住所を提供することが多く、これによりビジネスの信用力が向上します。名刺やホームページに高級エリアの住所を掲載することで、取引先や顧客に対する印象が良くなり、ビジネスチャンスの拡大にもつながります。
3. プライバシーの保護
自宅で仕事をしている人や個人事業主にとって、バーチャルオフィスを利用することで、自宅の住所を公開するリスクを避けることができます。これにより、プライバシーを守りながらビジネスを展開することが可能です。
4. 郵便物や電話対応の利便性
バーチャルオフィスでは、郵便物の受け取りや転送、電話対応などのサービスが提供されることが多く、これにより業務の効率化が図れます。特に、仕事中や外出中に重要な電話を逃す心配がなくなり、安心してビジネスに集中できる環境が整います。
バーチャルオフィスのデメリット
1. 社会的信用の低下の可能性
一方で、バーチャルオフィスの住所が多くの企業に使われている場合、信用に影響を与える可能性があります。同じ住所に多数の企業が存在することで、取引先や顧客から「実態のない会社」と見なされるリスクがあるため、慎重に選ぶ必要があります。
2. 法人口座開設や融資の難しさ
金融機関によっては、バーチャルオフィスの住所での法人口座開設を拒否されることがあります。これは、過去にバーチャルオフィスを利用した詐欺事件が影響しており、銀行がリスクを懸念しているためです。したがって、事業資金の融資を検討している場合は、実体のある事務所を構えるか、自宅を事務所にする方がスムーズに進む可能性があります。
3. 許認可が得られない業種がある
バーチャルオフィスでは、一部の業種で必要とされる許認可が取得できない場合があります。たとえば、有料職業紹介事業や不動産業など、特定の事業には物理的なオフィススペースが求められることがあり、バーチャルオフィスでは許認可が下りないことがあります。
バーチャルオフィスの選び方
1. サービス内容の確認
バーチャルオフィスを選ぶ際は、提供されるサービス内容を詳細に確認することが重要です。住所提供や郵便物の転送、電話応対サービスなど、自分のビジネスに必要な機能が含まれているかをチェックしましょう。また、将来的に必要になる可能性のあるオプションサービスも含め、総合的に判断することが大切です。
2. 料金体系の透明性
バーチャルオフィスの料金体系は、基本料金に加えてオプション料金が発生することが多いため、トータルコストがいくらになるかを事前に把握しておくことが重要です。初期費用や月額料金だけでなく、追加サービスの費用も含めて検討し、コストパフォーマンスの高い選択を行いましょう。
3. 立地と住所の信頼性
バーチャルオフィスの住所が信用に与える影響は大きいため、利用する住所が信頼できる場所であるかどうかを確認することが重要です。特に、過去に問題のある企業が同じ住所を使用していた場合、その影響を受ける可能性があるため、注意が必要です。
事業をやる上で住所が必要になる場面
法人登記
ビジネスをするために起業して法人登記をしようとする場合、商号・名称や所在地、代表者の氏名を登録しなければなりません。
登録された登記事項については、一般に公開することで法人としての信用を維持することができ、取引をする相手にしてみれば、法人登記している会社ということで安心して取引をすることができます。
つまり、法人登記をするということは、所在地や氏名を公表することになるのです。
プライバシーを守るという観点から、自宅の住所を法人登記の所在地にしたくない場合や、マンションが自宅の場合に、登記上の所在地にできないという規約がある場合などには、バーチャルオフィスを利用することで、オフィスの住所地を登記上の所在地として登記することができます。
自宅を拠点として仕事を続けるのが実態だとしても、住所や電話番号などを安価で借りるバーチャルオフィスを利用することで、オフィスとしての体裁が保てるなら、利用しない手はないと思います。
名刺・パンフレットなどの作成
初めてビジネスで取引をしようとする相手に対しては、信用がおける会社かどうかを調査するのが常識です。
調査する方法としては、登記事項証明書を取り寄せて会社の所在地や代表者の氏名を確認するだけでなく、ホームページをチェックしたりもします。
また、取引銀行などに業績を確認する場合もあります。
あるいは、直接ビジネスの相手と面談する際には、名刺交換をします。
そして、必要に応じてパンフレットを配布しながら会社についての説明をすることもあります。
取引相手が自由に閲覧できるホームページや名刺、パンフレットの類には全て会社の住所が掲載されています。
住所を公開するからには、マイナーな住所よりも都心の一等地の住所の方が信用を補完してくれるのは間違いないでしょう。
もちろん、人物評価もあるでしょうが、そこまで深い付き合いとは言えない場合には、所在地が信用を裏付けるアイテムになるのはやむを得ないことでもあります。
インターネット販売
消費者庁では、インターネットを利用して販売行為を行なう場合や、訪問販売、連鎖販売など、消費者とのトラブルが生じやすい特定の取引形態で販売業務を行なう場合、消費者保護と健全な市場を形成するという観点から、特定商取引法によって適正な取引をすることを求めています。
そのため、インターネットを利用して、消費者とのトラブルが懸念される販売業務を行なう際に、販売事業者は特定商取引法の規制を受けるため、「特定商取引法に基づく表記」というページをホームページ上に掲載しなければなりません。
「特定商取引法に基づく表記」の内容は、
- 販売業者
- 代表責任者
- 所在地
- 電話番号
- 電話受付時間
- 公開メールアドレス
- ホームページURL
- 販売価格
- 商品代金以外の必要料金
- 引き渡し時期
- お支払い方法
- 返品・交換・キャンセル等
- 返品期限
- 返品送料
です。
このうち１つでも掲載しないなどの不備があれば処分を受けます。
「特定商取引法に基づく表記」を記載しないなど、特定商取引法に違反すると業務改善指示や業務停止命令・業務禁止命令の行政処分または罰則となります。
インターネット販売をする際には、しっかりと記載事項をホームページ上に掲載するようにしてください。
※消費者庁では、特定商取引法に基づく表記のうち、所在地を省略表記する形を認めています。
そして、所在地のところに「問い合わせ先」としてバーチャルオフィスの住所を表記し、消費者が実際の住所を知りたい時には、その問い合わせ先に連絡すれば回答が得られるということでも良いそうです。
銀行口座の開設
個人が起業した場合、取引の入出金を銀行の個人口座を利用すると、収支の把握が難しく面倒になります。
そのためには、個人であっても事業用の口座を別に開設する方が良いでしょう。
そうすることで、ビジネス上の収支がわかりやすくなり、確定申告書を作成する際に、スムーズにできるようになります。法人でビジネスをする場合は、当然法人口座が必要になります。
個人も法人もビジネス口座を開設する際、ビジネス上の住所地をバーチャルオフィスにした場合、金融機関の審査が厳しくなることを覚悟しておいた方が良さそうです。
それは、バーチャルオフィスが実態のある住所地として懐疑的であることを、金融機関が考えていることに他なりません。しかし、企業を総合的に見て信用に値すると判断した場合には、口座開設ができる場合があります。
誠実にビジネスに取り組んでいる実態と、適正利益を計上する健全経営ができていれば、金融機関といえども納得せざるを得ないからです。まずは信用を得られるようなビジネスに徹することを念頭に置くべきでしょう。
許認可・届出を発行するとき
バーチャルオフィスを登記簿上の所在地にした場合、実体のある住所地もしくは独立した住所と認められずに、許認可が下りなかったり、届出が受理されなかったりすることがあります。
それは、ビジネスの業種によります。
これから行なうビジネスが許認可や届出が必要な業種かどうかを、事前に確認しておく必要があります。
では、どのような業種で実体のある住所地が求められるのか、具体的に列挙します。
職業紹介業
有料職業紹介業を営む場合は、厚生労働大臣の許可が必要になります。
許可を得るには、実態のある事業所を持つことが必須なので、バーチャルオフィスでは許可を受けることはできません。
人材派遣業
常用雇用労働者だけを派遣する一般労働者派遣業と、臨時雇用労働者を派遣する特定労働者派遣業があります。
一般労働派遣業は20㎡以上の事業所が必要になります。
従ってバーチャルオフィスでの営業はできません。
一方、特定労働者派遣業は事業所の面積要件が無く、賃貸借契約書の提出も不要です。
しかし、だからと言ってバーチャルオフィスでも構わないかと言うとそういうことではありません。
実体の無い住所地であることが発覚した場合に許可が取り消される可能性を考えると、バーチャルオフィスでの営業はしないのが無難でしょう。
士業
弁護士、税理士、司法書士などの士業事務所を営もうとする場合、各士会に事務所登録をする必要があります。
従って、バーチャルオフィスでの登録はできません。
建設業
建設業許可を受ける場合も、バーチャルオフィスでは申請することができません。
廃棄物処理業
産業廃棄物の処理業を営む時は、都道府県や政令指定都市の許可が必要になります。
産廃処理業者はそれなりの施設や事業所が無ければ仕事になりませんから、やはりバーチャルオフィスでは許可を受けることができないでしょう。
不動産業
都道府県知事もしくは国土交通大臣から宅地建物取引業の免許を受ける要件の1つに、「事務所の形態を整えていること」というのがあります。
バーチャルオフィスが事務所の形態と言えるかどうかを考えると、やはり実体のある事務所を構えることが必要だと言えるでしょう。
古物商
古物商は公安委員会から許可を受けないと営業することができません。
古物商は独立した営業所がなければ許可を受けることができません。
以上の他にも「探偵業」「風俗営業」「金融商品取引業者」なども届出や申請が必要になりますから、免許や許可を受けたり登録されたりするには、バーチャルオフィスではできないことになっています。
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