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会社設立するならバーチャルオフィスを利用しよう

会社設立が人生の一大イベントと考えるのは昔の話で、今は働き方の変革により、様々な環境での創業が可能となっています。

個人起業家が増えているのは、ネット環境の充実や、オフィスを必要としない業務形態が増えてきていることも要因のひとつではないでしょうか。

必ずしも、起業や開業という形を取らなくても、副業やパラレルワークとして活躍する人も増えてきています。

信用を補完する意味でのバーチャルなオフィスがあれば、どこで仕事をしても構わないという、新しい働き方が広がりつつあります。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは仮想の事務所である

事務所を借りて仕事をするというスタイルが消えつつある今、必ずしも多額の費用を投じてまで事務所を構える必要性が薄れてきています。

そのような社会背景を基に、安価で利用できるバーチャルオフィスが首都圏を中心に増えてきています。

バーチャルオフィスは仮想事務所ですから、実際に仕事ができる環境ではありませんが、安価で事務所機能を利用することができれば、会社としての体裁を保つことができます。

バーチャルオフィスのサービス

住所

仕事を自宅やカフェなどで行なっている人でも、バーチャルオフィスを利用することで、自宅とは別の住所地を会社の住所として登記し、名刺に記載したりホームページに掲載したりすることができます。

バーチャルオフィスが都心の一等地である場合、対外的な信用がアップすることは間違いありません。

バーチャルオフィスが一種の隠れ蓑になってくれるおかげで、自宅という仕事場を公開する必要がないため、安心して自分の仕事に専念することができます。

郵便物の受け取り

仕事で住所を公開している以上、バーチャルオフィスには色々な書類が郵送されたり、荷物が宅配便で届いたりします。

オフィス運営会社で郵便物を受け取ってくれて預かってくれるのは安心です。

しかも届いた郵便物や荷物を自宅に転送してもらえるサービスがあるところはとても便利です。

届いた郵便物や荷物を転送しないで受け取りに行くこともできます。

受取りに行くまでの間、郵便物や荷物を運営会社が保管しておいてくれるサービスがあると安心です。

但し、そもそもバーチャルオフィスの運営会社で受け取ってくれない品物などの規定がありますから、オプション利用料金などを含めて、利用規約を熟読する必要があります。

追加オプション

書類保管サービス

会社を設立した際に、登記上の本社をバーチャルオフィスの住所地にした場合、会社の重要書類である定款や株主名簿を本社もしくは本店に保管する必要があります。

また、個人事業主の場合は、登記上の住所地でなく自宅に保管することでも構わないのですが、個人でも法人でも重要書類であることに違いはありません。

できるだけセキュリティのしっかりとした書類保管サービスがあるバーチャルオフィスに保管するのが良いでしょう。

電話サービス

会社として住所や電話番号を公表する場合、固定電話が無くて携帯番号だけが名刺に記載されていたら、相手に不信感を抱かせてしまいます。

やはり固定電話番号を名刺には記載したいものです。

バーチャルオフィスですから、執務スペースが無いのに固定電話を置くわけにはいきませんが、電話番号だけレンタルするサービスがあると便利です。

その際、しっかりと自分の携帯電話などに転送してくれないと困ります。

また、転送するだけでなく、電話応対をする秘書サービスなどがあると、格段に信頼度がアップします。

オプション料金にもよりますが、体裁を整えるには重要なサービスになるでしょう。

急な来客の対応

ビジネスで名刺交換などをする機会が増えると、名刺の住所を見て来客があったりします。

そのような場合でも、受付が来客の応対をしてくれるサービスがあると、相手にとっても安心ですし、不信感を抱かせる心配もなくなります。

バーチャルオフィスには、しっかりとした受付が常駐してくれるところが多いので、急な来客があっても安心できます。

社名の表示

バーチャルオフィスがあるビルの案内板に、利用している会社の社名を掲載してくれるのは、とてもありがたいサービスです。

事務所の実態が無いのに、エントランスホールに掲示してある案内板に会社名が載っていると、来客があった場合でも恰好がつきます。

信頼感が増すのは間違いないでしょう。

会議室の貸し出し

あらかじめアポイントがあって面談をする予定がある場合は、打ち合わせや商談ができる場所があるとありがたいものです。

事務所が無くても、フリーシートや会議室の貸し出しをしてくれると、落ち着いて打ち合わせをすることができるので、信頼を損なう心配もありません。

事業をやる上で住所が必要になる場面

法人登記

ビジネスをするために起業して法人登記をしようとする場合、商号・名称や所在地、代表者の氏名を登録しなければなりません。

登録された登記事項については、一般に公開することで法人としての信用を維持することができ、取引をする相手にしてみれば、法人登記している会社ということで安心して取引をすることができます。

つまり、法人登記をするということは、所在地や氏名を公表することになるのです。

プライバシーを守るという観点から、自宅の住所を法人登記の所在地にしたくない場合や、マンションが自宅の場合に、登記上の所在地にできないという規約がある場合などには、バーチャルオフィスを利用することで、オフィスの住所地を登記上の所在地として登記することができます。

自宅を拠点として仕事を続けるのが実態だとしても、住所や電話番号などを安価で借りるバーチャルオフィスを利用することで、オフィスとしての体裁が保てるなら、利用しない手はないと思います。

名刺・パンフレットなどの作成

初めてビジネスで取引をしようとする相手に対しては、信用がおける会社かどうかを調査するのが常識です。

調査する方法としては、登記事項証明書を取り寄せて会社の所在地や代表者の氏名を確認するだけでなく、ホームページをチェックしたりもします。

また、取引銀行などに業績を確認する場合もあります。

あるいは、直接ビジネスの相手と面談する際には、名刺交換をします。

そして、必要に応じてパンフレットを配布しながら会社についての説明をすることもあります。

取引相手が自由に閲覧できるホームページや名刺、パンフレットの類には全て会社の住所が掲載されています。

住所を公開するからには、マイナーな住所よりも都心の一等地の住所の方が信用を補完してくれるのは間違いないでしょう。

もちろん、人物評価もあるでしょうが、そこまで深い付き合いとは言えない場合には、所在地が信用を裏付けるアイテムになるのはやむを得ないことでもあります。

インターネット販売

消費者庁では、インターネットを利用して販売行為を行なう場合や、訪問販売、連鎖販売など、消費者とのトラブルが生じやすい特定の取引形態で販売業務を行なう場合、消費者保護と健全な市場を形成するという観点から、特定商取引法によって適正な取引をすることを求めています。

そのため、インターネットを利用して、消費者とのトラブルが懸念される販売業務を行なう際に、販売事業者は特定商取引法の規制を受けるため、「特定商取引法に基づく表記」というページをホームページ上に掲載しなければなりません。

「特定商取引法に基づく表記」の内容は、

  • 販売業者
  • 代表責任者
  • 所在地
  • 電話番号
  • 電話受付時間
  • 公開メールアドレス
  • ホームページURL
  • 販売価格
  • 商品代金以外の必要料金
  • 引き渡し時期
  • お支払い方法
  • 返品・交換・キャンセル等
  • 返品期限
  • 返品送料

です。

このうち1つでも掲載しないなどの不備があれば処分を受けます。

「特定商取引法に基づく表記」を記載しないなど、特定商取引法に違反すると業務改善指示や業務停止命令・業務禁止命令の行政処分または罰則となります。

インターネット販売をする際には、しっかりと記載事項をホームページ上に掲載するようにしてください。

※消費者庁では、特定商取引法に基づく表記のうち、所在地を省略表記する形を認めています。

そして、所在地のところに「問い合わせ先」としてバーチャルオフィスの住所を表記し、消費者が実際の住所を知りたい時には、その問い合わせ先に連絡すれば回答が得られるということでも良いそうです。

銀行口座の開設

個人が起業した場合、取引の入出金を銀行の個人口座を利用すると、収支の把握が難しく面倒になります。

そのためには、個人であっても事業用の口座を別に開設する方が良いでしょう。

そうすることで、ビジネス上の収支がわかりやすくなり、確定申告書を作成する際に、スムーズにできるようになります。

法人でビジネスをする場合は、当然法人口座が必要になります。

個人も法人もビジネス口座を開設する際、ビジネス上の住所地をバーチャルオフィスにした場合、金融機関の審査が厳しくなることを覚悟しておいた方が良さそうです。

それは、バーチャルオフィスが実態のある住所地として懐疑的であることを、金融機関が考えていることに他なりません。

しかし、企業を総合的に見て信用に値すると判断した場合には、口座開設ができる場合があります。

誠実にビジネスに取り組んでいる実態と、適正利益を計上する健全経営ができていれば、金融機関といえども納得せざるを得ないからです。

まずは信用を得られるようなビジネスに徹することを念頭に置くべきでしょう。

許認可・届出を発行するとき

バーチャルオフィスを登記簿上の所在地にした場合、実体のある住所地もしくは独立した住所と認められずに、許認可が下りなかったり、届出が受理されなかったりすることがあります。

それは、ビジネスの業種によります。

これから行なうビジネスが許認可や届出が必要な業種かどうかを、事前に確認しておく必要があります。

では、どのような業種で実体のある住所地が求められるのか、具体的に列挙します。

職業紹介業

有料職業紹介業を営む場合は、厚生労働大臣の許可が必要になります。

許可を得るには、実態のある事業所を持つことが必須なので、バーチャルオフィスでは許可を受けることはできません。

人材派遣業

常用雇用労働者だけを派遣する一般労働者派遣業と、臨時雇用労働者を派遣する特定労働者派遣業があります。

一般労働派遣業は20㎡以上の事業所が必要になります。

従ってバーチャルオフィスでの営業はできません。

一方、特定労働者派遣業は事業所の面積要件が無く、賃貸借契約書の提出も不要です。

しかし、だからと言ってバーチャルオフィスでも構わないかと言うとそういうことではありません。

実体の無い住所地であることが発覚した場合に許可が取り消される可能性を考えると、バーチャルオフィスでの営業はしないのが無難でしょう。

士業

弁護士、税理士、司法書士などの士業事務所を営もうとする場合、各士会に事務所登録をする必要があります。

従って、バーチャルオフィスでの登録はできません。

建設業

建設業許可を受ける場合も、バーチャルオフィスでは申請することができません。

廃棄物処理業

産業廃棄物の処理業を営む時は、都道府県や政令指定都市の許可が必要になります。

産廃処理業者はそれなりの施設や事業所が無ければ仕事になりませんから、やはりバーチャルオフィスでは許可を受けることができないでしょう。

不動産業

都道府県知事もしくは国土交通大臣から宅地建物取引業の免許を受ける要件の1つに、「事務所の形態を整えていること」というのがあります。

バーチャルオフィスが事務所の形態と言えるかどうかを考えると、やはり実体のある事務所を構えることが必要だと言えるでしょう。

古物商

古物商は公安委員会から許可を受けないと営業することができません。

古物商は独立した営業所がなければ許可を受けることができません。

以上の他にも「探偵業」「風俗営業」「金融商品取引業者」なども届出や申請が必要になりますから、免許や許可を受けたり登録されたりするには、バーチャルオフィスではできないことになっています。

バーチャルオフィスのメリット

オフィス利用までが早くてシンプル

貸事務所などのオフィスを借りる場合は、実際に現地まで行って物件の外観から内観まで、一通り見学をすることになります。

複数物件を比較しながら一番有利と思える物件と賃貸借契約を結ぶことが一般的です。

それに対して、バーチャルオフィスの場合は、オフィス運営会社から提供される住所地の一覧表の中から、気に入った住所地を選択することがスタートです。

その後は、必要なオプションサービスを選択して、料金を確認します。

トータルコストに納得ができたら、正式に申し込みをします。

オプションで会議室を利用することが予想される場合は、写真だけでなく実際に見学することもあるでしょうが、ほとんどをインターネットで完結できる申し込み形態を採用している運営会社もありますから、すぐにでもバーチャルオフィスのサービスを受けたい場合は便利です。

バーチャルオフィスを利用するための手続きは早くてシンプルですから、住所地さえ決まれば、すぐにでもホームページに住所を掲載することができますし、すぐに名刺を作成することもできます。

届出や許可が不要な業種であれば、すぐにでも営業活動をすることができるのが、バーチャルオフィスの魅力のひとつです。

コストが大幅に削減できる

実際の賃貸オフィスを利用する場合にかかる費用

1.家賃

賃貸オフィスを借りる場合の家賃は、ピンからキリまであります。

場所やスペースによって数万円から数十万円、数百万円と幅が広くなります。

毎月の家賃は身の丈に合ったところで妥協する必要があります。

ただ、開業しようとするときは、新規で賃貸借契約を結ぶわけですから、家賃だけでなく、敷金や保証金などが必要になります。

敷金は家賃の数ヶ月分の費用が掛かるため、初期費用としては一気に跳ね上がってしまいます。

個人オーナーが所有する物件であれば家賃の3ヶ月分~12ヵ月分であるのに対し、ファンド物件では6ヵ月~12ヶ月分、大手ディベロッパーが管理する物件では12ヶ月分以上の敷金が必要になります。

また、保証金は借りる面積に応じた金額が算出されます。

礼金は必要ないケースがほとんどですが、個人オーナーの物件の場合に2ヶ月分程度の礼金を要求される場合もあります。

あとは、不動産業者に支払う仲介手数料が1ヶ月分程度掛かります。

その他にも、保証会社を利用する場合に掛かる費用があります。

共益費や駐車場の利用料、看板使用料などの合計について毎月掛かる費用になります。

そして、家賃とは異なりますが、オフィスを借りる際に、内装工事をする場合があればそれに掛かる費用も発生します。

また、必要があれば引っ越し業者を頼むこともあるでしょう。

2.光熱費

電気・水道・ガスなど、毎月の基本料金と使用料が発生する光熱費は、当然使用する側が支払うことになります。

3.固定電話、FAX回線代

固定電話やFAXの回線を引き込むための工事費と月額使用料が発生します。

4.インターネット通信回線費

インターネットを使用するためのネットワーク工事が必要になります。

また、月額使用料も発生します。

5.消耗品などにかかる雑費

事務所としての備品を購入したり、消耗品を購入したりする費用が毎月必要になります。

6.OA機器のリース、メンテナンス費などの設備維持費

コピー機もしくは複合機などのOA機器のリース代が毎月掛かりますし、メンテナンス費用などの維持費もあらかじめ見ておいた方が良いでしょう。

7.留守番スタッフなどの人件費

ほぼ個人で営業活動をすることを考えた場合でも、事務所をいつも留守にしておくわけにもいかないでしょうから、受付や電話番、事務作業や雑用などを任せられるスタッフを置くことを考えると、毎月の人件費も必要になってきます。

バーチャルオフィスを利用する場合

一方、バーチャルオフィスの場合は、家賃というものは存在しません。

賃貸契約でもありませんから、敷金や礼金、保証金などの高額費用も必要ありません。

不動産業者が仲介するわけでもありませんから、仲介手数料も不要です。

内装工事も回線工事も備品を準備する必要もありません。

実際に事務所として使用するわけではありませんから、光熱費も支払う必要はありません。

電話料金もインターネット回線使用料も全く必要ありません。

あくまでも、バーチャルオフィスというサービスを利用するわけですから、必要になるのはサービス内容に応じた利用料金だけなのです。

首都圏などの一等地の住所地に事務所を構えることを考えれば、初期費用はほとんど掛からないと言っても過言ではありません。

個人が都心の一等地で開業することができて、しかもオプションを充実させることで、快適に仕事ができる環境を整えることができます。

仕事をしていく上で、必要なことが次から次へと出てきたとしても、オプションを追加することで、ほとんど問題なく事務所としての機能を充実させることができるのが、バーチャルオフィスのメリットです。

顧客からの信頼を得ることができる

開業してビジネスを軌道に乗せるには、信用力を付けることが大事です。

会社の信用力を高めるために手っ取り早くできることは、都心の一等地に事務所を構えることです。

会社の所在地を確認した時の第一印象で、郊外の住宅街にあるアパートの1室が事務所の会社と、都心の一等地にあるビルの高層階にオフィスがある会社とでは、信用力は桁違いです。

つまり、信用力を得るための第一歩が住所地の選定であると言えるのです。

まだ開業したばかりで、対外的な信用力がゼロであればなおさら住所地の選定に気を使うべきです。

バーチャルオフィスであれば、多額の初期費用を掛けずに都心の一等地に住所を設定することができるのですから、これからの取引実績を増やしていく上で大きな弾みになるでしょう。

都心に事務所の住所があるだけで、企業イメージはガラッと変わります。

顧客から信頼を得るためにも、名刺やホームページに記載されている住所が一等地であることが重要です。

それによって、企業のブランディングをする上でも一役買ってくれることは間違いないでしょう。

自宅住所の登記を回避でき、プライバシーが確保される

会社を設立して、法人登記をする際には、会社の所在地を記載しなければなりません。

法人の登記事項の閲覧は誰でも自由にできます。

もし、会社の所在地を自宅とした場合、自宅の住所を含めた個人情報を不特定多数の人が閲覧することになるのです。

これでは会社を設立したことによって、個人のプライバシーが守られない状況を作ったことになります。

それを避けるためにも、会社の住所は自宅以外にしたいと考えるのは当然のことです。

インターネットを利用して販売業務を行なう場合などは、特定商取引法に基づく規定があり、事業者の住所などを記載することが義務付けられています。

そうなると、インターネットを通じて、多くの人が個人の自宅住所を知る事になり、プライバシーを守ることができなくなるのです。

バーチャルオフィスを利用することで、個人の自宅住所を世間に公開することなく、法人登記をすることができるので、安心して仕事に専念することができます。

自然災害や感染症などの緊急事態に対応できる

2020年爆発的に流行した新型コロナウイルス感染を予防する観点から、在宅での勤務が増えました。

事務所を借りて仕事をしている場合は、事務所にすら行くことができないのです。

溜まった郵便物を取りに行くこともできませんし、掛かってきた電話に出ることもできないのです。

せっかく開業したとしても、事業を継続することすら危ぶまれてきます。

これは、首都直下地震や富士山の噴火などの大規模自然災害が発生した場合も、同じような状況になることが容易に予想できます。

しかし、このような身動きが出来ない状況に陥った時でも、バーチャルオフィスを利用している会社にとっては、もともとの仕事場が自宅であればほとんど影響はありませんし、郵便物の転送サービスを利用していれば、自宅に郵便物が届きます。

電話も同様に、自宅や携帯電話に転送されます。

大きな混乱なく事業を継続することが可能になります。

これはいざと言う時に発揮できる、大きなメリットと言えるのではないでしょうか。

バーチャルオフィスのデメリット

社会保険や雇用保険の申請時の確認事項が増える

開業して社会保険や雇用保険に加入する場合に必要な書類として、法人の場合は「法人登記簿謄本の原本」、個人の場合は「事業主の世帯全員分の住民票の原本」があります。

さらに、健康保険・厚生年金保険の被保険者新規適用届、同じく被保険者資格取得届があります。

これらの書類は、社会保険に加入する義務が発生した日から5日以内に手続きをする必要があります。

また、雇用保険に加入する際は、賃金台帳や労働者名簿、社会保険資格取得関係書類などが必要です。

事業者はこれらの社会保険申請関係書類一式を事務所に保管しておく必要がありますが、事務所の実体がないバーチャルオフィスの場合は、しっかりと保管できる環境にあるかどうかの確認がされます。

もし、不備を指摘された場合は自宅を書類の保管場所として申請すると認められるケースがありますが、面倒なことに変わりはありません。

事業の許認可が得られない可能性がある

バーチャルオフィスを契約して使用する住所地を開業した事業所の所在地とした場合、やろうとしている事業の許認可が得られない場合があります。

どのような事業をする予定なのかによって、バーチャル住所で良いのかどうかを、あらかじめチェックしておく必要があります。

もし、バーチャルオフィスの住所では許認可が得られない業種を行なうのであれば、リアルオフィスを借りることを考えなければなりません。

法人銀行口座の開設ができない可能性がある

金融機関は、法人の口座開設をかなりシビアに審査するようです。

事務所としての実体のないバーチャルオフィスでは口座を開設することに、やや難が伴います。

過去に詐欺グループがバーチャルオフィスの住所で口座開設を行なった事例があったためです。

法人の銀行口座をより確実に開設するなら、実体のある事務所を構えるか、自宅を事務所に登記することをおすすめします。

融資を受けにくい

金融機関がバーチャルオフィスに対して、あまり良い印象を持っていないのは、先ほども説明した通り、過去に詐欺グループの口座開設をした経緯があるからです。

同様に、融資を行なう場合も、実体のない事務所を所在地としている企業に対しては、審査を厳しくする傾向にあります。

もし、事業資金を金融機関から融資してもらう予定にしているのであれば、初めからバーチャルオフィスを利用することは避けた方が良いでしょう。

住所が他の会社と重複してしまう恐れがある

バーチャルオフィスが多くの企業に利用されているのは結構なことなのですが、利用する企業が多ければ多いほど、混乱を招くことが懸念されます。

バーチャルオフィスを利用する企業の所在地が皆同じになってしまうためです。

インターネットで企業の住所を検索すると、別の会社も同じ住所になっていることがわかるため、ちょっとした疑問を持たれてしまいます。

もし、世間で非難を浴びている会社が同じ住所だとしたら、信頼感が薄れてしまい、融資を受けるのも難しくなるでしょう。

バーチャルオフィスに向いている業種、向いてない業種

向いている業種

人気が急上昇中のバーチャルオフィスですが、格安な料金設定と充実したオプションサービスによってさらに人気が拡大すると予想されています。

しかし、バーチャルオフィスはどのような業種でも問題なく利用することができるというわけではありませんので、利用を検討する前に、バーチャルオフィスを利用するのに向いている業種について紹介したいと思います。

Web関連

WEBデザイナーやシステム開発、動画編集などの、主にパソコンを使って仕事をする業種に関しては、バーチャルオフィスに向いている業種と言えます。

Wi-Fi環境があるところなら、自宅だけでなくカフェや公的機関などでも仕事をすることができます。

総務省でもWi-Fi環境を全国で整備する計画を名言していますから、ますますノートパソコン1台で仕事をする環境が整うわけです。

このようにWeb関連の業種は、特定のオフィスを借りる必要もなく、ただ会社として登録するための住所地があれば事業を続けていくことができるのですから、バーチャルオフィスに一番ふさわしい業種と言えるのではないでしょうか。

製造、販売関連

商品を製造する仕事は自宅でも行なうことができます。

また、販売する際もネット利用ができる商品であれば、実店舗や事務所を所有したり、借りたり必要はありません。

このような業種も自宅を公表することを避けるために、バーチャルオフィスを利用するのに向いていると言えます。

商談をする際であっても、バーチャルオフィスの会議室を一時的にレンタルすることで対応ができます。

また、リアルな本社が別にある会社の支店や営業所としての拠点を設ける場合に、営業社員はほとんど事務所にいる必要はありません。

そのような場合に、登録上の拠点としてバーチャルオフィスを利用して、自宅から営業に出向いて自宅に帰るというスタイルが可能になります。

ネットショップ関連

ネットショップなどのECサイトを運営する業種もバーチャルオフィスに向いている業種です。

リアルな店舗は全く必要なく、インターネットで顧客に商品をPRすることで、商売が成り立ちます。

このような業種も、登録上の所在地としてバーチャルオフィスを利用するメリットが大きいと言えます。

ネット販売をする際は、特定商取引法に基づく表記をする必要がありますが、表記が義務付けられている項目のひとつに「所在地」があります。

この住所を省略表記にすることを消費者庁が認めています。

「所在地」のところを省略表記という形で「問い合わせ先」としてバーチャルオフィスの住所を表記することが認められているのです。

そして、実際の住所を知りたい消費者からの問い合わせがあった時に、回答をすれば良いとされています。

サービス関連

今後は、個人がネットを利用したセミナーやコンサルタントを行なうことが増えてきます。

ちょうど、コロナの自粛期間にテレワークでリモート会議をした要領で、WEB上でセミナーを開催することができます。

個人事業主が必要な資格を取得し、研修を経て行なう経営コンサルタント業や、WEBセミナー講師をするという業種も、バーチャルオフィスを利用することに向いていると言えます。

出張ビジネス関連

整体師やヨガのインストラクターなどの個人事業主が、特定の事務所や店舗でサービスを行なわずに、顧客の自宅や事務所あるいはホテルの部屋などに出向いてサービスを提供する出張ビジネスもバーチャルオフィスに向いている業種です。

無店舗でサービスを提供するのですから、リアルな店舗や事務所は必要ないからです。

そして、許認可が必要の無い業種ですから、登記上の住所地を取得する意味でのバーチャルオフィスを利用するには、うってつけの業種と言えるでしょう。

向いていない業種

バーチャルオフィスを利用するのに向いていない業種もいくつかあります。

特に許認可を得る必要がある業種は向いていないと考えるべきでしょう。

また、業種に限らず銀行などの金融機関から融資を受ける予定がある場合も、バーチャルオフィスを利用した所在地の表記はやめた方が良いでしょう。

有料職業紹介事業

有料で行なう職業紹介業を開業する際には、厚生労働省の許可を受けなければなりません。

許可申請をする際には、事業所の要件が明記されているので、それを確認する必要があります。

事業所の要件の中に、事業所の面積が20㎡以上という要件がありますが、これを守るためには、実体の無いバーチャルオフィスではできません。

従って、有料職業紹介業はバーチャルオフィスに向いていない業種ということになります。

士業

税理士、司法書士、弁護士、社会保険労務士、行政書士、建築士などの士業を個人で営む場合は、それぞれの士業に応じた事務所登録をするために、事務所の届出をする必要があります。

実際に業務を行なうことが前提ですから、実体の無いバーチャルオフィスで業務を行なうことはできません。

従って、事務所の所在地をバーチャルオフィスの住所にするわけにはいかないのです。

但し、一旦自宅などの実体のある事務所で開業した後で、バーチャルオフィスと契約し、ホームページや名刺に自宅住所の代わりにバーチャルオフィスの住所を記載することはできます。

届出をした住所とは異なるので、対外的には営業用の拠点としての扱いで利用している形になります。

金融商品取引業者

個人で投資の運用や助言、あるいは代理などの業務を行なう金融商品取引業者は、財務省の登録を受けるために、営業所としての届出をする必要があります。

このケースでの営業所として、バーチャルオフィスは認められていませんので、このような業種はバーチャルオフィスに向いていません。

不動産業

不動産業を開業するにあたり、専用の出入り口のある店舗や独立した事務所スペースを設けることが義務となっているため、実体のないバーチャルオフィスでは開業をすることができません。

古物商

中古品の売買をする古物商を開業する時は、前もって都道府県の公安委員会の許可を受けなければなりません。

そして、古物商の許可を取得する時は、商品置場や在庫置場の住所や出荷場所の住所を管轄する警察署に申請して許可を受けなければ営業ができません。

この場合も実体のある倉庫や事務所が無いといけませんから、バーチャルオフィスに向いていない業種ということになります。

バーチャルオフィスの選び方

希望したサービスが含まれているかどうか

バーチャルオフィスで提供しているサービスには様々なものがあります。

基本的なことはどこのオフィス運営会社でも同じだと思います。

例えば、「住所提供サービス」はバーチャルオフィスを利用する人の一番の目的にもなるものですから、基本中の基本とも言えるサービスです。

住所地は、オフィスの顔になり得ますから、数ある住所の中から自分の希望に合致するところを選ぶことが大事です。

オプションサービス

オプションサービスを選ぶ場合は、業務を続けていく中で発生するだろう問題点を解消するものを優先的に追加すると良いです。

一番多い問題点は、郵送された書類や荷物などをどうするのかということです。

自分で引き取りに行けば良いのか、すぐに転送してもらえるのか、不在期間がある場合に一時保管をしてくれるのだろうか、そういったことに対応してくれるサービスがあると助かります。

もちろん、そのための料金も気になるところですが、まずは、書類や荷物の保管と転送が重要です。

気を付けておきたいポイント

商談や打ち合わせが多くなることが懸念される場合は、会議室や打ち合わせスペースの質が気になります。

密室であるべき会議室が、廊下から声が丸聞こえだったり、隣の部屋の声が聞こえたりするのでは困ります。

ちょっとした打ち合わせ程度であれば、簡単な応接セットがあればどこのスペースでも構いませんが、あまりにも雰囲気が暗いということが無いような気配りが欲しいところです。

バーチャルオフィスを契約する際には、オプションサービスや、実際の部屋の構造などについて詳しく知る必要があります。

ホームページの画像だけで判断するのではなく、自ら足を運んで確認するべきです。

自分が希望するサービスが提供できるのかどうかをチェックした上で契約をするようにしましょう。

料金が適正な価格であるか

開業するための初期費用を抑えることと、都心の一等地に自分のオフィスを構えることのステイタスを享受することがバーチャルオフィスの魅力です。

色々なオフィス運営会社がある中で、どこの会社のバーチャルオフィスと契約するのが自分にとって一番良いのかをじっくりと検討する必要があります。

バーチャルオフィスは、ある程度長期的な視野に立って料金比較をすると良いです。

オプションサービスの別途料金を含めたトータルコストがいくらになるのかを、しっかりと把握して比較することが大事です。

初期費用と月額料金、オプション内容に応じた別途料金、時々しか使わない会議室の使用料、そして、契約更改時に掛かる費用などをしっかりとまとめなければなりません。

初期費用の内訳もチェックが必要です。

入会金・保証金・数ヶ月分の基本料金など、初期費用の詳細について検討しなければなりません。

そして、複数の運営会社のバーチャルオフィスについて、料金比較とその差に見合った内容かどうかの判断をすると、契約するべきオフィスが見えてくるでしょう。

賃貸先の会社が安定しているかどうか

まだまだ新しいバーチャルオフィス事業ですから、業界の成熟度はこれからというところでしょう。

それだけに、バーチャルオフィスを長期的に運営するには、運営会社の体力と顧客満足をどれくらい目指しているのかが分かれ道になるような気がします。

大手上場企業が運営しているバーチャルオフィスであれば、安定した運営が見込めるでしょうし、充実したサービスも期待できると思います。

中には、無理して良いサービスを謳い文句にして顧客獲得を目指す運営会社もあるでしょうが、そういう会社はいずれ立ち行かなくなることも考えられます。

目先のサービス内容や料金だけで判断するのは危険です。

どのような企業が運営しているのか、その会社の経営内容はどうなのかをチェックすることも視野に入れておいた方が良いでしょう。

会社の業績や雰囲気を見るには、ホームページをチェックするのが良いと思います。

ホームページから感じる雰囲気は会社の雰囲気に反映されるものです。

固い社風の会社のホームページは固いイメージがありますし、アットホームな社風の会社は、ホームページも温かみがあります。

ホームページがあまり更新されていないような印象がある場合や、古い情報がトップページに掲載されている会社は業績が芳しくない場合が多いです。

会社の顔でもあるホームページに費用を投じることができないのは業績が悪いからだと想像できるからです。

バーチャルオフィスの運営会社の担当者と会話をする中で、雰囲気が暗いと感じるなら、社風も暗くあまり活気が無いといえます。

このような会社が運営するオフィスは長続きしない傾向にあります。

業者の保有店舗数、拠点数が多いかどうか

1つのバーチャルオフィスを運営するにもコストは掛かります。

そのオフィスをたくさん所有する運営会社はそれだけで安定した業績を上げていると想像できますし、実際に多店舗展開をするだけの器量がある証拠でしょう。

店舗数が多いということは、それだけ会員数が多いということですから、サービスが充実している証拠でもあると思います。

そのようなバーチャルオフィスの中から好きな店舗を選ぶようにすると良いでしょう。

運営スタッフの情報が開示されているかどうか

安定した経営をしているバーチャルオフィスの運営会社であれば、人材育成にも力を入れていることが想像できます。

顧客の気持ちに寄り添う気持ちがあれば、Webサイトの内容にそれが感じられるはずです。

特にスタッフに関する情報が掲載されていると、契約したいと考えている人に安心感を与えることができます。

秘書サービスを担当するスタッフの表情や声質などを確認することができれば、これほど安心できるサービスは無いでしょう。

充実したサービスの提供には、優秀なスタッフが必要です。

どのように人材育成をする会社なのかを確認することができれば、安心して電話対応を任せることができるし、来客応対も安心できます。

入会審査がしっかりしているかどうか

バーチャルオフィスの利用申し込みをすると、入会審査があります。

どのような審査かと言うと、申込者が犯罪行為をするために利用することが絶対にないように、厳格な審査基準に則って厳しい審査が実施されます。

バーチャルオフィスの運営会社は、「犯罪収益移転防止法」という法令を遵守することが義務付けられているため、独自審査ではなく、警察庁・総務省・経済産業省などの監督や指導の下、厳格な審査を実施しているのです。

一方で、入会審査が楽で甘い運営会社も少なからずあるようです。

審査が楽だからという理由でこのような会社を選ぶと、後々痛い目に遭わないとも限りません。

もし、詐欺集団グループがバーチャルオフィスを使っていることがテレビのニュースなどで伝えられたとしたら、同じ住所地の会社が同類と疑われる可能性があるのです。

審査が甘い会社は何か理由があるとにらんだ方が良いでしょう。

厳格な審査を実施している運営会社の審査をパスしたとしたら、それだけでも一等地に事務所を構える資格を有したことになるようなものです。

そう考えて、敢えて厳しい審査を粛々と実施している運営会社のバーチャルオフィスを選択するのも良いのではないでしょうか。

知名度があるかどうか

バーチャルオフィスを利用している人の口コミを探してみると、思いがけない口コミに出会うことがあります。

大方、口コミサイトに投稿するのは、不平不満がある場合です。

良い印象を持ったバーチャルオフィスをわざわざ口コミ投稿はしないはずです。

もちろん、口コミを100%信用する必要もありませんが、1つの意見として捉えると良いでしょう。

もし仕事仲間や知人などでバーチャルオフィスを利用している人がいたら、どこの運営会社か聞いてみると良いです。

そして、どのような感想を持っているのか教えてもらうと良いとです。

また、運営会社のWebサイトに掲載されている「お客様の声」を参考にする手もあります。

色々な業種で活躍している人たちの声ですから、それなりに信用できるのではないでしょうか。

このように、あらゆるアンテナを広げて情報収集することで、自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶ参考になると思います。

注意事項

住所は細かいところまで確認する

バーチャルオフィスを選ぶ際に注意することは、住所を細かいところまで確認するということです。

大まかな住所で魅力的に見えた地名も、枝番までの住所で場所を検索してみた結果、意外と裏道の暗いビルだったりすることもあるので、注意が必要です。

これだけで、ブランディングに大きな差が出てしまいます。

大雑把な考えは捨てて、しっかりと物件確認までできるようにしましょう。

住所が汚れていないかを確認する

建物がとても綺麗で魅力的で、ブランディングもバッチリだと思ったとしても、同じ住所で登記している法人が思いがけない犯罪に関わっていたりすると、それだけでその住所は使いたくなくなります。

過去にどのような事件や事故があったのかを探るには、近隣の人に聞いてみると良いでしょう。

住所が汚れていないかを確認することは、仕事をしていく上で、絶対に確認しなければならない事項です。

賃貸ビルの外観を確認する

バーチャルオフィスに来客があった時に、どのような建物なのかによって信用度に影響が出てきます。

誰でもそうでしょうが、とても綺麗に磨き上げられたビルのエントランスに入り、その高層階にオフィスがある会社というだけで、信頼度は高まります。

逆に、古くて汚いビルで暗いエントランスホールがある建物にオフィスを構えている会社は、どことなく悪い印象を感じるものです。

中身で勝負と言っても、見た目の第一印象はとても大事なことなのです。

郵便、電話サービスの料金の発生を確認する

郵便物の転送サービスや、固定電話レンタルサービス及びFAX転送サービスなどの料金が別途発生するのか、プラン料金に含まれているのかを、しっかりと確認する必要があります。

プラン料金に含まれていない場合は、別途追加料金が発生することになり、月額利用料が変わってしまいます。

会社の収支を明確にするためにも、不安な項目については明確にするよう心掛けましょう。

レンタルスペースは実際に見学する

バーチャルオフィスであっても、顧客との商談や打ち合わせをする際は、レンタルスペースを使用します。

実際にどのような雰囲気のレンタルスペースなのかを自分の目で確認することをおススメします。

何故なら、レンタルスペースを使ったとしても、顧客はそこが会社の一部だと思っている場合があるからです。

使い勝手が悪かったり、暗い雰囲気だったりすると、会社の信用に影響が出ます。

成功にはずだった商談が失敗に終わることも、可能性としては出てきます。

運営会社のサイトを見て確認するだけでなく、必ず足を運んでみるようにしましょう。

銀行の法人口座開設ができるかを確認する

バーチャルオフィスで銀行の法人口座が開設できないということをよく聞きます。

それは、バーチャルオフィス全体についての実情なのか、一部のバーチャルオフィスが特に厳しいということなのかを見極める必要があります。

過去に犯罪組織が使用したようなバーチャルオフィスは、その住所だけで金融機関が厳しい結果を言うことが考えられます。

逆に、銀行の法人口座開設を保証している運営会社もあります。

どうせ利用するなら、法人口座がスムーズに開設できるオフィスの方が良いでしょう。

ネガティブな口コミがないかを確認する

口コミサイトやSNSで、特定のバーチャルオフィスについてネガティブなコメントが無いか確認することを忘れてはいけません。

もし、契約する前に重大な欠陥などがわかれば運営会社に確認することもできます。

常に、口コミサイトなどを検索してみることをおススメします。

人気のあるオフィスであるかを確認する

これから契約しようとするバーチャルオフィスについて、人気があるところなのかどうなのかを確認するべきです。

もし、あまり人気が無くて寂しい雰囲気だとしたら、来客も不審がります。

あまりにも人の出入りが少ないようなオフィスはやめた方が良いです。

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