会社設立の際、電子定款で作成できれば便利です。
ただ初めて電子定款で作成する場合、必要なものや作り方が分からず不安に感じている人もいるでしょう。
そこで、電子定款の作成について詳しく紹介していきます。
目次
電子定款とは？
会社設立時には必ず定款を作成しなければなりません。
定款は法律で定められた文書であり、定款なしに会社設立を進めることはできません。
フォーマットに明確な決まりはありませんが、「紙」または「電子」のいずれかで作成する必要があります。
このとき電子で作成する場合、「電子定款」と呼ばれるものを作成することになるのです。
ただし、電子定款は単にパソコンでファイルを作れば良いというわけではありません。
PDFファイルに専用の電子署名を付与する必要があり、専用の作業が求められます。
この手順でつまずきやすいため、注意が必要です。
電子定款の作成で必要なもの
電子定款を作成する場合、必要な機器やソフトがあります。
具体的には、以下の4つです。
- マイナンバーカード
- 電子署名ソフト
- ICカードリーダー
- 電子署名
マイナンバーカード
電子定款を自分で作成する場合は、電子署名付きのマイナンバーカードが必要です。
電子署名付きのマイナンバーカードとは、プラスチック製のICカードのことを指します。
マイナンバーが書かれた紙の通知カードではないため、その点に注意してください。
一般的なマイナンバーカードを発行していれば、電子署名機能が付与されていると考えて良いでしょう。
もし何らかの理由でマイナンバーカードを発行していない場合は、まずは発行手続きを行う必要があります。
申し込んでから発行されるまでに時間を要するため、その間は電子定款を自分で作成できません。
電子署名ソフト
作成した定款が正式なものであることを証明するために、電子署名を付与します。
PDFに電子署名を付与するためには、「電子署名ソフト」と呼ばれる専用の製品を準備しなければなりません。
例えば、「Adobe Acrobat」を利用することで定款に電子署名を付与できます。
いずれの製品も有料であるため、今後どの程度利用するかを踏まえて、適切なソフトを選びましょう。
ICカードリーダー
ICカードリーダーは、マイナンバーカードを読み込むために使用します。
新たに購入する場合は、マイナンバーカード対応タイプを選びましょう。
製品によってはマイナンバーカードに対応していないものもあるため、注意が必要です。
電子署名プラグインソフト
電子署名は、プラグインソフトを利用して行います。
プラグインソフトは、定款に電子署名を付与するために必要なツールです。
さまざまなメーカーから発売されていますが、Adobe Acrobatを使用する場合は、PDF署名用のプラグインソフトを利用できます。
特にこだわりがない場合は、Adobe Acrobatを使用する方法がおすすめです。
電子定款を作成する流れ
電子定款を作成する大まかな流れを確認していきましょう。
なお作成前に事前に必要な物は用意しておいてください。
定款を作成する
定款の作成方法は、紙も電子も同じです。
会社法に従って、以下の3つを決めていきます。
- 絶対的記載事項
- 相対的記載事
- 任意的記載事項
定款の作成が不安な方は、専門家や公証役場に内容を相談するといいでしょう。
また、作成後問題がないかチェックしてもらってから、PDF化した方が手間が掛かりにくいです。
定款をPDF化
定款の内容に問題が無ければ、定款をPDF化していきます。
定款の作成をWordやGoogleドキュメントでしている場合も、PDF変換ソフトを使えば簡単に変換可能です。
電子証明書の発行
定款に電子署名を行うためには、電子証明書の発行が必要です。
電子証明書とは、作成者が本人であることを証明するもので、印鑑証明書の電子版と考えると分かりやすいでしょう。
電子証明書の発行にはマイナンバーカードが必要です。新規発行であっても、この時点で手元にマイナンバーカードがあれば問題ありません。
発行手続きは、マイナンバーカード総合サイトなどの公式ウェブサイトからオンラインで実施できます。
手続きの際にはマイナンバーカードを読み取る必要があるため、ICカードリーダーもこのタイミングまでに準備しておきましょう。
電子署名を行う
PDF署名プラグインソフトの指示に従って、電子定款のPDFデータに電子署名を挿入してください。
電子定款への電子署名は、代表者のものだけで有効になります。
これで、電子定款の作成は終わりです。
電子定款を認証してもらうには？
電子定款が作成できたら、認証してもらう手続きを取ってください。
- 定款認証申請者の情報を登記・供託オンライン申請システムに登録します。
- 申請用総合ソフトのダウンロードを画面の指示に従って行ってください。
- 申請用総合ソフトで電子定款を本店と管轄の公証役場に送信します。
- 公証役場に電話して受け取り日の予約をしましょう。
- 公証役場に定款を受け取りにいってください。
定款の受け取りには、以下の持ち物が必要です。
- USBなどの記録媒体
- 電子定款をプリントアウトしたもの2枚
- 発起人全員の印鑑証明書
- 電子署名しなかった発起人以外の委任状
- 認証手数料
- 謄本代
- 身元を証明する書類
- 印鑑
公証役場に予約する際、持ち物に関して問い合わせをしておくとスムーズです。
また、認証手数料は、会社設立の資本金等によって異なるので注意してください。
- 100万円未満の場合は3万円
- 100万円以上300万円未満の場合は4万円
- その他の場合は5万円
謄本は1枚につき250円なので、計算して持参するといいでしょう。
手数料に関しても不安があれば、事前に公証役場と相談してください。
電子定款のメリット
電子定款を利用するメリットは、以下の2つです。
- 印紙代が不要になる
- 自宅で定款を作成できる
印紙代が不要になる
電子定款を利用すると、印紙代が掛かりません。
一方で、紙で定款を作成する場合、収入印紙が4万円もかかります。
そのため、会社を設立に際して少しでも節約したいなら、電子定款の利用を考えるといいでしょう。
既に電子定款を利用するための機器を持っているのなら、電子定款を活用した方がお得です。
自宅で定款を作成できる
電子定款を利用する場合、自宅で一連の手続きができます。
外出を極力避けたい場合や人に頼らず定款を作成したい場合に最適です。
少人数で会社を設立するので、なるべく労力を掛けずに作成したいという要望に応えてくれます。
また電子定款を利用すれば、テレビ電話で認証を受けられる場合もあります。
テレビ電話で認証を受けると、公証役場に行く手間も省けて便利です。
なお、テレビ電話で認証を受けるには、以下の条件を満たす必要があります。
- 発起人等が電子定款に電子署名している
- 発起人がオンライン申請する
- オンライン申請した嘱託人本人である
事前に準備も必要ですが、電子定款を使うメリットが大きいものです。
電子定款を自分で作成するデメリット
電子定款を自分で作成するデメリットは、以下の3つです。
- ミスがあると再認証が必要になる
- 電子定款を作成するための機器を揃える必要がある
- 事務的は負担が増える
ミスがあると再認証が必要になる
電子定款を自分で作成する場合、内容にミスが生じる可能性があります。
これは大きなリスクであるため、あらかじめ認識しておきましょう。
紙の定款とは異なり、電子定款では簡単に修正することができません。
元となるデータの修正だけでなく、PDF化や電子署名など、すべての手続きをやり直す必要があります。
そのため、場合によっては想定以上に認証に時間を要し、他の作業に影響を与える可能性があります。
電子定款を作成するための機器を揃える必要がある
電子定款を作成するには、ICカードリーダーライターや電子署名ソフトなどの機器・ツールを揃える必要があります。
そのため、準備にかかるコストを考えると、電子定款を自分で作成するメリットが薄れるかもしれません。
ただし、ICカードリーダーなどは一度購入しておけば、他の場面でも活用できます。
例えば、確定申告の際にマイナンバーカードと組み合わせることで、手続きを簡単に行うことが可能です。
とはいえ、全く利用しない場合もあるため、機器を準備するコストについては事前に考慮しておきましょう。
事務的は負担が増える
自分で全ての手続きを進めるため、事務的な負担が増えることもデメリットです。
例えば、電子署名を取得するための作業などは、本来は不要な手間と言えるでしょう。
専門家に依頼すれば、これらの作業をすべて代行してもらえます。
起業前の大事な時期に事務的な作業が増えると、貴重な時間を奪われてしまう可能性があります。
この点は、電子定款を自作する際の大きなデメリットといえるでしょう。
電子定款は作成代行業者に依頼することもできる
電子定款の作成は、作成代行業者に依頼することができます。
自分で作成することに不安を感じる方は、専門家にお願いすることもおすすめです。
作成代行業者に依頼するメリットには、以下の3つがあります。
- 機器を一から揃えるより安く済むことがある
- 会社の他の業務に集中できる
- 公証役場に行く手間が掛からない
また、代行業者は数多く存在するので、自分の会社に合った業者を選ぶといいでしょう。
選ぶ際には、以下のポイントを確認しましょう。
- 信頼できる業者か
- 電子定款に対応しているか
- どこまでの作業を代行してくれるのか
- 顧問税理士として契約が必要かどうか
また、弊社経営サポートプラスアルファでは、法定費用のみで手数料をいただくことなく法人設立を最初から最後までサポートさせていただきます。
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まとめ
電子定款は、自分で行うことができます。
また、必要な機器が揃っていれば、紙で定款を作成するよりもコストや手間が省けるでしょう。
ただ電子定款の利用はメリットとデメリットがあって、慎重に考えないといけません。
電子定款は作成代行業者にお願いできるので、自分一人では対応が難しいと感じた場合は利用してみるといいでしょう。
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相談は何度でも無料なので、お気軽にご相談ください。
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