会社設立の手続きを進めるためには定款を作成する必要があり、書面と電子申請の2つの方法から選べます。
電子定款を選んだ方が節約できるのですが、作成の仕方がわからないという人は多いでしょう。
そこで、電子定款の作成方法から代行に依頼する際のポイントまで解説します。
目次
そもそも定款とは？
定款とは会社運営のために定めておく会社の基本的な規則などが記載されたものです。
会社の憲法と評されることもあります。
具体的に含めるものとして、商号や事業目的、本店所在地、事業年度、発行可能株式総数などがあります。
絶対に記載しなければならない事項から、記載するのが任意の事項まであるのが特徴です。
会社設立後に備えた内容の定款を作成しておけば、さまざまなトラブルを回避できるでしょう。
電子定款とは？
電子定款とは何なのか説明します。
定款を電子化したものが電子定款
定款は紙の書類で作成する方法だけではなく、電子定款という方法があります。
定款をPDF化したものは電子定款として認められるのです。
株式会社の場合は定款の認証を受ける必要があり、電子定款の場合は認証も電子的に行われます。
作成方法が違うだけで、書面と法的効力は同一です。
電子定款を利用すれば4万円分の節約になる
電子定款を作成するメリットは、紙の定款で必要になった収入印紙代の4万円を節約できる点です。
収入印紙を用意する手間も省くことができます。
会社設立の負担をできるだけ軽減できるのです。
ただし、申請のために準備しなければいけないものがいくつかあります。
電子定款を作成するために必要なもの
電子定款を作成するためには何を準備しなければいけないのか解説しましょう。
マイナンバーカード
電子定款を作成するためにはマイナンバーカードを用意しなければいけません。
マイナンバーカードは通知カードでは駄目です。
電子証明書が付いているものを用意する必要があります。
マイナンバーカードを発行するまでにはかなり時間がかかるため、早めに申請をしましょう。
電子証明書
マイナンバーカードを取得してから電子証明書の発行手続きをする必要があります。
これは電子定款に電子署名をする必要があるからです。
電子証明書の手続きをするとマイナンバーカードに電子証明書が記録されます。
電子証明書の発行や記録の手数料は原則無料です。
住民票のある市区町村役場に申請書とマイナンバーカードを提出しましょう。
電子証明書は発行してから5回目の誕生日まで有効のため期限切れには注意しましょう。
ICカードリーダライタ
マイナンバーカードに記録されている電子証明書を利用するためにはICカードリーダライタを用意しなければいけません。
電子情報を読み込むための機器です。
注意点として、ICカードリーダライタを使うには自分で購入する必要があります。
また、ICカードリーダライタにはいろいろな製品があり、中にはマイナンバーカードに対応していないものもあるため注意しましょう。
地方公共団体情報システム機構はマイナンバーカードに対応したICカードリーダライタの情報を公開しているため、あらかじめ確認すると良いです。
電子署名プラグインソフト
電子定款は定款をPDFファイルとして作成する必要があり、そこに電子署名を付与しなければいけません。
電子署名の付与のために使われるのが電子署名プラグインソフトです。
登記・供託オンライン申請システムの提供している電子署名プラグインソフトを活用すれば、PDFファイルにマイナンバーカードの電子署名を付与できます。
電子定款を作成する流れ
電子定款を作成するための流れについて紹介しましょう。
定款を作成する
まずは定款を作成しましょう。
定款に記載するべき事項について発起人同士でよく話し合いをしてください。
定款に記載した内容を後から変更するのは面倒な手続きが発生します。
そのため、最初の段階で必要事項をしっかりと定款に記載しておくことが大切です。
たとえば、定款に現物出資や財産引受、発起人の報酬、設立費用など金銭に関することを記載するとトラブルを防ぐことができます。
また、株主が公平に株式を受け取れるようにするために株式数などを記載することも重要です。
定款の内容は後でトラブルが発生するのを避けることを重視しましょう。
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定款をPDFに変換する
作成した定款をPDFに変換しましょう。
PDF作成ソフトを活用することでPDFファイルにすぐ変換できます。
基本的に有料のソフトを活用しないと上手く変換できないため注意しましょう。
電子証明書の利用手続き済みのマイナンバーカードを読み出す
あらかじめマイナンバーカードの電子証明書の利用手続きを済ませておきます。
電子証明書が記録されたマイナンバーカードを用意して、ICカードリーダライタを用いて電子証明書をパソコンに読み込みます。
電子証明書をPDFに付け加える
電子証明書をソフトを用いてPDFに付加しましょう。
きちんと電子署名されていないと電子定款の申請手続きを進めることができなくなります。
ソフトさえ用意すれば簡単に電子署名の付与を行えます。
オンライン上で電子定款の認証申請を行う
電子定款の準備ができたならば、オンライン上で認証申請を行いましょう。
あらかじめ公証人にメールなどで電子定款を送り内容を確認してもらってください。
そして、認証の手続きの日時を決めて、あらかじめ公証人にオンライン申請をしてから、必要書類を持参して公証役場へ向かいます。
電子定款の作成を代行に依頼した方が良い理由
電子定款の作成を専門家に代行してもらった方が良い理由について説明しましょう。
ICカードリーダライタを用意するのに費用がかかる
電子定款を作成するためにはICカードリーダライタを用意しなければいけません。
これを自前で準備するとなると費用がかかります。
電子定款作成を代行に依頼する場合は、ICカードリーダライタがすでに用意されているため便利です。
時間を節約できる
電子定款を作成するためにはさまざまな手続きや処理をする必要があり時間がかかります。
会社設立をするとなると本業の方でいろいろな準備をしなければいけません。
電子定款の作成にあまり時間をかけられないという人は、代行に依頼することで時間を節約して、他にやるべきことに多くの時間を割けられるようになります。
電子定款の作成以外のサポートも受けられる
電子定款の作成を代行してくれる業者は、他にもさまざまなサポートを行うケースが多いです。
たとえば、会社設立の手続きをワンストップで対応してくれる業者もあります。
資金集めや節税などにも対応できる業者もあるのです。
多くのサポートを受けられれば、損をしない会社設立を実現できます。
定款の内容の不備をチェックしてもらえる
自分で定款を作成して申請する場合は、定款の内容に不備が生じる可能性があります。
不備があれば認証を受ける際に指摘を受けて修正する必要があるのです。
また、不備がなくても、定款の内容によっては将来的にリスクが生じるケースもあります。
定款の作成代行に相談をすれば、定款に含めるべき内容についてアドバイスを受けることができるでしょう。
そうすれば、将来のトラブルなどを避けられる内容を盛り込めます。
電子定款の作成代行を利用する際の注意点
これから電子定款の作成代行を依頼する際の注意点について紹介しましょう。
会社設立に必要な手続きも含めてワンストップで依頼すると便利
電子定款の作成代行を行う業者はたくさんあるため、サービスの内容に注目しましょう。
その際には、会社設立の手続きなども含めてワンストップで依頼できる業者を探すことをおすすめします。
会社設立の最初から最後まですべてを1つの業者に丸投げできると便利です。
会社設立の手続きを進める時間を節約することができ、別の準備の方に多くの時間を割くことができます。
また、1つの業者にすべてを任せる方が別々の業者に依頼するよりも費用は安くなるでしょう。
代行の手数料に注目する
電子定款の作成代行を依頼する際には、料金を支払う必要があります。
代行の手数料がどのくらいに設定されているのか事前に確認しておきましょう。
また、会社設立の手続きの代行サービスを利用した方が、サービスの中に電子定款の作成代行も含まれているため費用を抑えることができます。
事前相談などを利用して、具体的に手数料がどのくらいになるのか見積ってもらうと良いでしょう。
あらかじめ印鑑証明書などを準備しておく
電子定款の作成代行や会社設立の代行などを依頼する際には、あらかじめ会社設立に必要なものを揃えておくことが大切です。
法人印や印鑑証明書、資本金のお金などを用意しておけば、スムーズに会社設立を進めることができます。
代行を依頼した後で必要なものを準備するのは時間がかかり効率が悪いです。
特に印鑑証明書は発起人や役員のものをすべて揃える必要があるため、早めに用意しておきましょう。
電子定款の作成は会社設立のプロに代行依頼しよう
電子定款を作成すれば節約することができておすすめです。
ただし、自分で作るのは面倒なため、会社設立のプロに依頼すると良いでしょう。
プロに任せれば、会社設立の手続きを電子定款の作成も含めてすべて委ねることができます。
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