フィスの引越しには、どのくらいの費用がかかると思いますか？実は、驚くほど項目が多く、高額な費用が必要になります。
さらに、各種工事や各機関への手続きなども多く、いつからなにを始めればいいのかスケジュールを組むだけでも一苦労なのです。
そこで今回は、オフィスの引越しにかかる費用の相場や引越しの流れ、各種期間への届け出書類一覧など、引越しに役立つ情報を紹介します。
オフィス引越し費用の相場
ここでは、オフィス引越しに必要な項目と費用の相場についてご紹介します。
一般的な項目、相場は以下のようになります。
| ◇原状回復工事費 小規模オフィス(20坪以上50坪以下)で坪単価3万円～5万程度、大型オフィス(50坪以上)では5～10万円 ◇ 不用品の処分費用 事業系一般廃棄物は、処理料金、収集運搬料金を合わせた上限が1㎏あたり40円。 産業廃棄物処理費用は、1トン約1～7万、2トン車１台分 約7～8万円 ◇ 引越し費用 1人あたり約3～5万円 ◇ 不動産取得費用 ・前家賃：入居月に賃料1カ月分(日割りの場合もあり)＋翌月分 ・敷金：小規模オフィスで賃料の約4～8カ月分、大規模オフィスで大規模約6～12か月分 ・礼金：敷金と同じ ・仲介手数料：賃料の1カ月分 ・火災保険料：2年契約で2～3万円 ◇ 保証会社費用 賃料の1か月分 ◇ デザイン・設計・内装工事費用 1坪あたり約10万円(契約内容により変動) ◇ インフラ設備費 1人当たり約5万～15万円(契約内容により変動) ◇ 什器等購入費用 1人当たり約5～10万円 |
他にも、引越しの通知、名刺、パンフレットなどに記載された旧住所の修正で1人あたり1～2万円、官公庁への届出書類代書を依頼した場合は10～20万円程度が必要になります。
オフィス引越の注意点
かなりの項目数と金額で驚かれたのではないでしょうか。
それぞれの項目には注意点がありますので合わせてご確認ください。
①原状回復工事費
旧オフィスを借りる前の状態に戻すための工事にかかる費用で必ず行う必要があります。
経年劣化以外の故意的なものや、善管注意義務違反の損耗・毀損は支払い義務の対象となります。
②不用品の処分費用
引越し作業で出る不用品処分にも費用が発生します。
事業系一般廃棄物、産業廃棄物の2種類があり、それぞれ各自治体が指定する方法で処分が必要です。
事業系一般廃棄物に関してはリサイクル会社による買取が可能な場合もありますが、産業廃棄物は、適切に管理し、収集運搬業者・産業廃棄物中間処理業者を通した処分を行う必要があるのでご注意ください。
③デザイン・設計・内装工事費用
こだわり次第で費用が膨大になりやすいのがこのデザイン・設計・内装工事です。
計画が不十分だと時間、費用共にとんでもなくかかってしまう可能性があります。
予算を超えてしまわないようしっかりと計画して見積もりを行ってください。
また、デザイン・設計・内装工事を一括で行ってくれる業者とそうでない業者があるので、その点も考慮した上での業者選定が必要です。
④インフラ設備費(ネットワーク工事費など)
インフラ設備は、ネットワーク工事費や電話・インターネット・電気などにかかる費用です。
デザイン・設計・内装工事同様、費用が上がりやすい項目といえます。
セキュリティを高くする、サーバーやPBXなど高度なシステムを導入するといった設備のレベルによって高額になりやすいので注意してください。
⑤什器等購入費用
什器とは、オフィス用の椅子やデスク、日用品などを指します。
引越しを行う場合、旧オフィスの什器をそのまま利用する、廃棄して新調するなど、どのようなパターンにするか考える必要があります。
新調するのであれば、低価格で購入できるオフィス専門のリサイクル業者を活用するという方法もお勧めです。
オフィス引越し流れ
ここからはオフィス引越しの流れについてご説明します。
旧オフィスの解約は6か月前までには届け出を出す必要があります。
そのため、届け出の期限より前から準備を始めなければなりません。
引越し6カ月前からどのような流れになるかを見ていきましょう。
あくまで一例ですので、オフィスのタイプ、規模によって最適になるように調整してください。
引越しの6ヶ月前
・旧オフィスの契約状況確認
・解約予約
・スケジュール作成
・原状回復工事の相談
・トータルコスト算出・予算設定
・新オフィスの物件検索
※オフィスを解約する場合、一般的には6カ月前に解約通知を出す必要があります。
余裕をもってビルオーナーに解約の意向を伝え、滞りなく解約できるようにスケジュールを立てましょう。
また、原状回復工事は解約前に行う必要があります。
新オフィス入居→原状回復工事→旧オフィス明け渡し(解約)の流れになりますので注意してください。
引越しの5～4ヶ月前
・原状回復工事業者決定、見積もり
・新オフィス決定
・新オフィス、内装・レイアウト選定・見積もり
・引っ越し業者選定
※内装工事はデザイン・設計が別の場合もあります。
別であればデザイン・設計会社の見積もり・発注も必要です。
この時期に、旧オフィスでの問題点をまとめ、新オフィスでどのように実現したいかを洗い出しておきます。
引越しの3ヶ月前
・社員説明会
・取引先への連絡
・取引先連絡、名刺・パンフレットなど記載住所変更
・レイアウト・内装工事発注
・セキュリティ、電気、通信、空調工事など各種工事発注
・不用品、購入予定什器・インフラ機器決定・発注
・詳細なスケジュール決定
※社内、取引先への連絡や各種発注を行う時期です。
スケジュールを見直し、より詳細な内容に練り直します。
引越しの2ヶ月～1ヶ月前
・内装工事など各工事現場着手(原状回復工事を除く)
・原状回復工事発注
・電話回線、電話機など移転移設手配
・移転通知・挨拶状作成・発送
※選定・見積り・発注など大きな作業が終わる時期です。
見落としがないか、再確認してください。
引越しの1ヶ月前～当日
・全体スケジュールの最終チェック(役割分担も含めて決定)
・各機関への届け出書類確認・提出(引越し前)
・データバックアップ
・移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成
・引越し事前準備(梱包作業など)
※事前準備が一通り終わる時期です。
引越し後に提出する書類が多いのであらかじめリストアップしてチェックしておいてください。
当日以降
・引越し作業
・引越し後に原状回復工事・旧オフィス明け渡し
・不用品処理
・各機関への届け出書類確認・提出(移転後)
※解約期日までに原状回復工事を行う必要があります。
新オフィス入居→原状回復工事→旧オフィス明け渡し(解約)の流れで進めてください。
オフィス引越しで必要になる書類
インターネットや電話回線の、クレジットカード等の住所変更手続きなどの手続も必要になります。
その中でも特に重要なのが各機関への届け出です。
各機関への届け出を行うために必要な書類の一覧をご紹介します。
年金事務所への届け出
健康保険や厚生年金保険は、引越し先が管轄内であれば 「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）」、管轄外であれば 「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄外）」を引越し後、5日以内に引越し前の管轄事務所へ届け出る必要があります。
登記簿謄本のコピーなど引越し後の住所が確認できる書類が必要です。
労働保険関連の変更手続き
労災保険の変更届、雇用保険の変更届の提出が必要です。
一元適用事業所(労災保険と雇用保険を一本化して申告や給付を行うオフィス)であれば労働基準監督署へ、二元適用事業所(労災保険関連と雇用保険関連とを別々のオフィス)であれば、労災保険の変更届は労働基準監督署、雇用保険の変更届は公共職業安定所へ引越ししてから10日以内に提出してください。
法務局への届け出
本店を引越しした場合は、「本店移転登記申請書」を引越し後、2週間以内に、支店の場合は「支店移転登記申請書」を引越し後、3週間以内に提出してください。
旧オフィスと管轄の異なる場所へ引越する場合は、引越し前と後それぞれの管轄に書類を提出する必要があります。
また、引越しが管轄内なら登録免許税が3万円、管轄外なら場合は6万円が必要です。
税務署への届け出
引越し後すぐに「異動届出書」、1ヶ月以内に「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」の提出が必要です。
納税地が変わる場合は、引越し前と後のそれぞれに提出してください。
郵送やe-Taxでも提出できます。
都道府県税事務所への届け出
「事業開始等申告書」の提出が必要です。
引越しする前と後のそれぞれの管轄へ提出してください。
提出期限は各都道府県で異なりますので各自治体へご確認ください。
ハローワークへの届け出
「雇用保険事業主事業所各種変更届」の届け出を引越し後、10日以内に提出する必要があります。
新オフィスを管轄するハローワークへ提出してください。
届け出には労働基準監督署へ提出した書類の控えが必要です。
郵便局
旧オフィスに届いた郵便物を新オフィスに転送する為に「郵便物届出変更」の届け出が必要です。
引越し前から提出できるので、余裕をもってお早めに提出してください。
警察署
社用車がある場合は、車庫証明のために「自動車保管場所証明申請書」を届け出る必要があります。
期限はありませんが、届け出がなければ社用車の利用ができません。
消防署
新オフィスへ引越し後は「防火対象物使用開始届出書」、50人以上の社員がいる場合はさらに「防火・防災管理者選任届出書」、「解任届出書」の提出が必要です。
新オフィス利用開始の7日前までに移転後の管轄の消防署に提出してください。
まとめ
ここまで費用や工程が多いのかと驚いた方も多かったのではないかと思います。
期間も6カ月以上と長期戦になりますので、出来れば1年ほど前から余裕をもってスケジュール作成するのがおすすめです。
一通りの工程を一括で賄ってくれる業者も数多くあります。
負担を軽くしたいという場合は、ワンストップで対応してくれる業者に任せるのも一つの方法だと思います。
希望に合った新オフィスへ、スムーズに引越しを行えるようお祈りしております。
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