税務調査を受ける場合は申告内容が正しいかどうか確認するために帳簿や請求書などをチェックされます。
しかし、請求書がないとわかって困ってしまうケースは少なくありません。
そこで、税務調査における請求書の重要性から、請求書がない場合の対処法まで解説します。
税務調査に備えたい人は参考にしてください。
そもそも税務調査とは？
税務調査とはそもそもどういうものなのか基本的な点を説明しましょう。
申告内容が正しいかどうか税務署が調査をする
事業者は毎年税務署に対して前年の所得の申告をします。
その申告内容が正しいかどうかを調査するために実施されるのが税務調査です。
実際に税務署の職員が調査官として各事業者のもとを訪れて、資料などを細かく検査します。
事業者が税務署に申告をする際には、内容の正しさを細かくチェックされるわけではありません。
自己申告の制度のため、内容に誤りが生じている可能性は高いのです。
中には脱税をするために故意に誤った申告をするケースもあります。
これでは正確に税金を徴収することができないため、税務調査によってしっかりと申告内容の正しさを調べる必要があるのです。
調査官が資料を検査して細かな点を質問する
税務調査では調査官が実際に資料を検査して申告内容と照合を行い、誤りがないのか調べます。
単に資料を調べるだけではなく、事業者に対して細かな点について質問をするケースもあるのです。
たとえば、経費の取り扱いについて、それが本当に事業に関連した費用なのか根拠の説明を求めるケースもあります。
質問にきちんと答えることができなければ経費として認められない場合もあるのです。
申告に誤りがあれば追徴課税が発生するケースがある
税務調査によって申告内容に誤りがあることが判明すると過去の申告内容を修正する必要があります。
その結果として本来支払う必要のある税金がきちんと支払われていないケースもあるのです。
この場合は追徴課税が発生するケースがあります。
追徴課税は単に不足している分の税金を支払うだけではなく、延滞税や加算税などがペナルティとして加算されるケースもあるため注意しましょう。
追徴課税を支払うことができなくて資金繰りが悪化して破産・倒産するケースもあります。
意図的な改ざんなどが発覚すれば刑事罰を科されることもある
過去の申告に意図的な改ざんなど不正行為が発覚すると刑事罰を科されるケースもあります。
会社法では帳簿に虚偽の記帳をした場合に過料が科せられるという条文があるのです。
他にも、所得税法や法人税法、消費税法などでもそれぞれ罰金や懲役に関する条文があります。
税務調査の結果として脱税で刑事罰を受けた事例は過去に数多く存在するのです。
税務調査で請求書が重要な理由
税務調査においてなぜ請求書が重要なのか理由を説明しましょう。
請求書があれば取引内容の正しさを証明できる
税務調査では過去の取引の内容について細かくチェックされます。
もし過去に発生した費用を経費として処理したいならば、取引内容の具体的な記録を提示しなければいけません。
その際には請求書さえあれば、どんな商品やサービスをどのくらい購入したのか確認できます。
請求書によって、過去の取引内容が正しいことを証明することができ、経費として認められるのです。
商習慣として請求書の発行は常識とされている
請求書の発行は法律によって義務づけられているわけではありません。
したがって、法的には請求書なしの取引も成立します。
しかし、それでは取引内容を後で確認することができず、さまざまなトラブルが生じることが予想されます。
そのため、日本の商習慣として請求書の発行は常識とされているのです。
事業を進める際に何らかのサービスや商品を購入したときに請求書をもらえないというケースは滅多にないでしょう。
税務調査でも請求書が存在することを前提として過去の書類が調べられます。
請求書がないと調査官に不信感を抱かせる
さまざまな原因によって請求書がない状態で税務調査を受けるケースがあります。
たとえば、請求書をきちんと管理保管していなかったために紛失するケースです。
あるいは、請求書を最初から受け取っていないというケースも稀にあります。
どのような理由があるにせよ、税務調査の際に請求書がないと調査官に不信感を抱かせるでしょう。
請求書がないのは何か不正なことをしていると疑われます。
請求書だけではなく注文書や見積書なども重要
実際の税務調査では過去の取引の内容を詳しく確認できる書類があれば、経費の根拠を説明することができます。
そのため、請求書だけではなく注文書や見積書といったもので代用することも可能です。
ビジネスを行っていて生じた請求書や注文書、見積書といったものは、すべてきちんと保管管理しておきましょう。
将来、税務調査を受ける際に必要になるからです。
請求書がない場合の税務調査の対処法
税務調査を受けるけれども請求書がない場合にどのように対処するべきか説明します。
請求書以外の資料で確認できれば税務調査では問題ない
税務調査では経費として計上している項目について、請求書などで確認をするケースが多いです。
もし、請求書がなかったとしても、それ以外の資料で取引内容を確認できれば問題ありません。
たとえば、公共交通機関の利用料金について請求書を発行してもらうことはないでしょう。
そもそも請求書が存在しない取引もあるため、過去の取引の証明をするのに請求書にこだわる必要はないのです。
請求書以外に取引の内容を確認できる資料について
請求書以外で取引内容を確認できる資料としては下記のようなものがあります。
◆ レシート
◆ 領収書
◆ クレジットカードの明細
◆ 納品書
◆ メール
◆ 振込明細
日付や社名、金額、内容などを確認できる資料があれば、請求書の代わりにすることができます。
もし税務調査で請求書を求められたけど用意できない場合は、上記の資料を提示すると良いでしょう。
相手企業に請求書の再発行を依頼する方法もある
請求書が発行されていたけど紛失した場合は、相手企業に再発行を依頼する方法もあります。
多くの企業は請求書の再発行に応じてくれるでしょう。
ただし、こちらの都合で再発行を依頼するのは先方に迷惑をかける行為であると理解しましょう。
そのため、丁寧な態度で依頼することが大切であり、きちんとお礼の言葉を伝えてください。
そうしないと取引先との今後の関係に影響する恐れがあります。
どうしても書類を用意できない場合は修正申告という選択肢もある
過去の取引について請求書だけではなく他の資料も一切見つからないというケースがあります。
この場合は、過去の取引の内容を証明する手段がなくなります。
メールやメモ書きなども見つからない場合は、その費用を経費として認めてもらうことは困難です。
このような取引が見つかったならば、修正申告するという選択肢があります。
修正申告で過去の取引をなかったことにするのです。税務調査を受ける前に修正申告すれば罰金は発生しません。
税務調査の対策をするポイント
これから税務調査の対策をする上でのポイントを紹介します。
書類や帳簿を整理する
これから税務調査を受けることになったならば、過去の書類や帳簿の整理をしましょう。
一般的には過去3年分までの書類を用意しておけば良いとされています。
ただし、法的には7年分の書類を保存しておく必要があります。
そのため、念のため7年前の分まで書類や帳簿をしっかり整理して、求められればいつでも提出できるようにしましょう。
書類や帳簿を保管していないと保存義務違反として罰金があります。
自社における会計の処理方針を明確にする
税務調査では会計の処理方針についても尋ねられます。
法人税務には解釈の仕方に幅があるため、それぞれの法人ごとに会計処理の仕方や考え方が異なるケースがあるのです。
そのため、自社はどのような方針で会計処理を進めているのか論理的に説明することが求められます。
調査官に質問されたときに合理的な回答ができれば、調査官はそれ以上追求しません。
消費税の取り扱いには特に注意する
税務調査においてチェックされることが多い点の1つが消費税です。
たとえば、課税事業者に該当するのに消費税の申告を行っていないケースがあります。
税務調査の結果、本来は課税事業者であり消費税を納める必要があるとみなされる場合があるのです。
売上高や仕入高の算定に誤りがないかどうか厳しくチェックされます。
簡易課税制度を利用している場合は、そもそも簡易課税の適用を受けられる法人なのか、みなし仕入率の適用は妥当かどうかなどが確認されます。
税務調査の対策を専門家に依頼する
税務調査の対応には専門的な事柄が多数関わってきます。
自分たちだけで対応すると問題が生じるケースは少なくありません。
対応を誤れば経費が認められずに修正申告を求められ罰則を受ける可能性があるのです。
そこで税金の専門家である税理士に相談することをおすすめします。
税理士であれば、税務調査の対策にも対応可能です。
税務調査が心配なら専門家に相談しよう
税務調査で請求書がない場合は、領収書やクレジットカードの明細、メールなどを取引の根拠にすることができます。
あるいは取引先に再発行を依頼することも可能です。
請求書がなくても慌てずに対処しましょう。
請求書以外にも税務調査では気をつけるべきポイントがたくさんあります。
自分たちだけで税務調査に対応するのが不安ならば専門家に相談しましょう。
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