電子定款で会社設立をする場合、定款の作成と認証の申請を全てパソコン上で済ませることができます。
今回は、電子定款の具体的な作成・認証方法について解説します。
電子定款とは
電子定款とは、その名の通り定款を電子化したものです。
作成した定款を紙に印刷するのではなく、PDF化したものを指します。
会社の重要事項を記載したものである定款は、今までは紙媒体での提出と認証が必要でしたが、平成19年以降、PDFでの定款提出とオンライン上での認証が可能になりました。
電子定款を作る一番のメリットは、収入印紙代が節約できることです。
紙で定款を提出・認証する場合、認証手数料とは別に収入印紙代4万円を支払わなければなりませんが、電子定款の場合はこの収入印紙代が必要がありません。
ただし、自分で電子定款を作る場合は、電子定款を作るのに必要なソフトや機械を購入する必要があるため、必ずしも電子定款の方がお得というわけではありません。
電子定款を作るには手間もかかるので、自信のない方は紙で定款を作るか、専門家に依頼するのが賢明です。
電子定款作成に必要なもの
電子定款を作成する前に、以下のものを準備しておく必要があります。
申請に必要なソフト
電子定款を作成し、認証の申請をするためには、以下のようなPCソフトをインストールしておく必要があります。
PDF変換ソフト
ドキュメントファイルで作った定款をPDF形式に変換するのに必要なソフトです。
特にどんなソフトを使っても問題ないですが、電子署名機能がついているものを選ばなければなりません。
代表的なものとして、Adobe Acrobatなどがあります。
申請用総合ソフト
電子定款を作成したら、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」を使って公証役場に申請しなければなりません。
申請するためには、法務省のホームページから「申請用総合ソフト」をインストールしておく必要があります。
電子署名するために電子証明書
作成した電子定款は、作成者が間違いなく本人であることを証明するため、電子署名をする必要があります。
この電子署名をするのに必要なのが、オンライン上での本人確認の役割を果たす電子証明書です。
この電子証明書は、各個人のマイナンバーカードに搭載されています。
このため、マイナンバーカードを持っていない場合は申請し、カードを受け取った上で電子証明書の利用手続きを行う必要があります。
電子証明書の利用手続きは、各自治体の窓口で無料で行うことができます。
ICカードリーダライタ
自分で電子定款を作成する場合、マイナンバーカードに搭載されている電子証明書を読み取り、パソコンに移す必要があります。
この時マイナンバーカードを読み込むのに必要となるのが、ICカードリーダライタです。
安いものだと数千円から購入することができますが、マイナンバーカードの読み込みに対応していないICカードリーダライタもあるので注意が必要です。
電子定款の認証の流れ
必要なものが準備できたら、いよいよ電子定款の作成と認証にうつります。
定款を作成
電子定款と言っても、内容は定款と一緒です。
事業目的、商号、本店所在地、資本金額などの絶対記載事項と、株主総会や取締役会などに関する相対的記載事項を決定し、ドキュメントファイルにまとめます。
PDFに変換
作成した定款を、Adobe Acrobatなどの変換ソフトを使ってPDF化します。
電子署名プラグインソフトで定款に署名
事前に用意したICカードリーダライタでマイナンバーカードの電子証明書を読み出し、定款に電子署名を行います。
これで電子定款は完成です。
定款認証申請者の情報を登録
ここからは、電子定款を公証役場に提出するプロセスです。
まずは法務省の「登記・供託オンライン申請システム」に申請者情報の登録を行います。
電子定款を送信
申請用総合ソフトを立ち上げ、電子定款を送信します。
公証人の名前を選ぶ項目があるので、事前に打ち合わせをしていた公証人がいる場合は、その公証人の名前を選択します。
公証役場で定款の電子認証
公証役場に電子定款を送信したからと言っても、認証が完了した訳ではありません。
認証が完了したタイミングで公証役場に出向き、電子定款を受け取ります。
電子定款作成の際の注意点
定款はプロにチェックしてもらうべき
会社設立に慣れた人ならともかく、初めて会社設立をする人は定款を作成したタイミングで一度公証役場に問い合わせて、定款に不備がないかチェックしてもらうのが賢明です。
もし電子定款を作成し、認証の申請をしたのちに差し戻しを受けると、また一から電子定款を作成しなければいけなくなり、非常に面倒です。
さらに、公証人の認証手数料は申請のたびに必要になるため、再申請になると認証手数料50,000円が無駄になってしまいます。
公証人のチェックを受けながら定款を作成し、ミスなく一発で認証を完了するのが理想です。
定款を受け取る際に必要なもの
上述の通り、定款の認証が完了したら定款を取りに公証役場に出向く必要があります。
この時、手ぶらで行くのは禁物です。
以下の持ち物を用意しなければいけません。
- 電子定款を受け取るためのUSB、CD-Rなど
- 発起人全員の印鑑証明書
- 発起人が複数いる場合は、電子署名をした発起人以外の委任状
- 身分証明書
- 印鑑
- 定款の認証手数料(50,000円)
- 定款の謄本交付手数料(250円×人数分)
定款の認証手数料50,000円は、現金で用意しなければならないので注意が必要です。
まとめ
平成19年から導入された電子定款は、今では多くの起業家が使う制度です。
紙の定款に必要な収入印紙代4万円が節約でき、認証の申請をオンラインで完結できる点は、非常に魅力的であると言えます。
しかし、自分で電子定款を作成しようとするとかなりの手間と時間が必要になるのも事実です。
電子定款の作成に必要なPDF変換ソフトやICカードリーダライタを所持していない場合は購入費用もかかるため、浮いたはずの収入印紙代が相殺されてしまうこともあります。
電子定款作成に関するこれらのデメリットは、専門家に作成を依頼することで解決できます。
会社設立の専門家であれば必要な機器が揃っているため、すぐに電子定款を作成することができます。
依頼費用も自分で機器を揃えるより安いことがほとんどです。
中でも経営サポートプラスアルファは、電子定款の作成だけでなく、会社設立まで「無料で」代行しています。
電子定款の作成だけでなく、各種書類の作成や許認可の申請など、幅広い面で相談することができるのも強みです。
会社設立をスムーズに進めたい方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
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